Registro dei Trattamenti
Guida alla Conformità con il GDPR
Il Registro dei Trattamenti è uno strumento che consente di tracciare e monitorare le attività di trattamento dei dati personali fatta dal titolare o dal responsabile del trattamento, sotto la propria responsabilità. Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea ha introdotto una serie di requisiti per garantire la protezione dei dati personali dei cittadini. Una delle componenti chiave del GDPR è proprio il “Registro dei Trattamenti”.
Cos'è il Registro dei Trattamenti
Il Registro dei Trattamenti, come anticipato, è un documento dettagliato che ha lo scopo di raccogliere informazioni sui trattamenti di dati personali condotti da un’organizzazione. Questo strumento aiuta le aziende a tenere traccia delle attività di trattamento, a valutare la conformità e a dimostrare la trasparenza nell’uso dei dati personali. Può essere elaborato in forma cartacea o in forma elettronica e deve essere messo a disposizione dell’Autorità Garante, nel caso lo richieda. Oltre a mappare i trattamenti elettronici e quelli cartacei, il registro deve anche contenere le misure di sicurezza e indicare i dati personali trattati.
I registri (sia quello tenuto dal titolare, sia dal responsabile) rappresentano uno dei principali elementi di accountability del titolare. Infatti, entrambi i registri sono in grado di fornire un quadro aggiornato delle operazioni e dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione.
Chi deve redigere
Il Registro dei Trattamenti?
Sono tenuti a redigere il Registro delle attività di trattamento sia i titolari che i responsabili del trattamento, conformemente all’articolo 30, paragrafi 1 e 2 del RGPD. Questa responsabilità si estende a diverse categorie di soggetti nel settore privato, tra cui:
- Imprese o organizzazioni che dispongono di almeno 250 dipendenti;
- Qualunque titolare o responsabile (inclusi quelli con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti che possano comportare anche un moderato rischio per i diritti e le libertà delle persone interessate;
- Qualunque titolare o responsabile (inclusi quelli con meno di 250 dipendenti) che conduca trattamenti non occasionali;
- Qualunque titolare o responsabile (inclusi quelli con meno di 250 dipendenti) che tratti categorie speciali di dati personali di cui all'articolo 9, paragrafo 1 del RGPD, o dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all'articolo 10 del RGPD;
- È importante sottolineare che la definizione di "organizzazioni" comprende anche associazioni, fondazioni e comitati, oltre alle imprese.
Perché è importante?
- Conformità al GDPR: Il GDPR richiede che le organizzazioni mantengano un Registro dei Trattamenti come parte delle misure per garantire la protezione dei dati personali.
- Trasparenza: Il Registro consente di mostrare in modo trasparente come vengono gestiti i dati personali dei clienti, costruendo fiducia tra le parti interessate.
- Valutazione dell’Impatto sulla Privacy (DPIA): Il Registro aiuta a identificare e valutare i rischi per la privacy, consentendo l’esecuzione delle DPIA quando necessario.
Come si fa
un Registro dei Trattamenti?
Il Regolamento illustra nel dettaglio le informazioni che devono essere contenute nel registro delle attività di trattamento del titolare (art. 30, par. 1 del GDPR) e nel registro del responsabile. Le informazioni minime da inserire nel registro sono le seguenti:
- Bisogna indicare il nominativo del Titolare del trattamento, inteso anche nelle possibili variabili di co-Titolare.
- Finalità del trattamento – vanno indicate specificatamente le finalità del trattamento, la loro base giuridica e le loro condizioni.
- Le categorie di dati trattati (dati personali comuni, particolari, di credito e così via).
- Le categorie di interessati, cioè delle persone fisiche (se sono dipendenti, clienti, ecc).
- I tempi di conservazione: ovvero per quanto tempo vengono conservati i dati?
- Le misure di sicurezza: quali soluzioni fisiche, tecnologiche e organizzative hai adottato per garantire la protezione dei dati.
- Trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale – vanno riportate le informazioni relative al trasferimento, al destinatario e alle garanzie adottate.
Modalità di conservazione e aggiornamento
Per quanto riguarda la conservazione e l’aggiornamento del Registro, è essenziale tenere traccia di qualsiasi modifica apportata. Qualsiasi cambiamento deve essere inserito nel Registro, in particolare in caso di modifiche relative a modalità, finalità, categorie di dati e di interessati.
Il registro non va notificato, ma deve essere messo a disposizione all’Autorità Garante, qualora lo richieda. È fondamentale che includa informazioni verificabili tra cui:
- La data di istituzione iniziale del Registro o la data di creazione della prima scheda per ciascun tipo di trattamento;
- la data dell’ultimo aggiornamento